摘要
近年来，伴随信息化建设的深入发展，大数据、区块链、云计算等信息技术不断涌现，政府部门无纸化办公优势日趋凸显，随之产生了数以亿计的电子文件，电子文件管理工作日益成为政府服务及档案管理的一项重要内容。放眼国际，一些先进国家已经率先实现数字转型，还有许多国家以数字转型为目标逐步发展。然而，我国政府长期采用的电子文件管理模式无法满足现有电子文件管理情况，如何由双套制、双轨制加速转型到单套制、单轨制成为学界必须深思熟虑的问题。 政府部门电子文件从生成开始，历经审批、流转、办理、归档、移交、保存或销毁等十余个环节，在文件生命周期在整个运行过程中，体现两个价值层面。第一价值层面体现在政府部门业务的使用价值，第二价值层面体现在档案部门的电子文件研究价值。在当前管理体制下，电子文件管理的政府部门与档案部门衔接不够紧密，电子文件业务系统很少考虑电子档案保存的专业要求，这样会使电子文件质量出现“先天不足”的问题，同时双套制管理又无法确保电子文件内容信息和背景信息百分百移交给档案部门。此外，政府部门办公系统与档案部门电子档案管理系统不能实现高效的数据交换，到归档环节采用双套制管理，这又与办公系统与电子档案管理系统的无纸化初衷形成鲜明对比。 本文基于文件生命周期理论，立足于政府部门的办公系统、档案部门的电子档案管理系统，通过访谈政府文字综合人员、办公室工作人员、部门档案归档工作人员、档案局(馆)工作人员等，梳理了政府部门电子文件的管理现状、存在问题原因。利用文献研究法和访谈法，总结了电子文件单轨制转型的几个要素。根据这些要素，构建政府电子文件单轨制管理模式的总体框架，即业务流程重组、一体化平台、管理机制“三位一体”式管理模式。其中，改进电子文件单轨制管理的业务流程，包括电子文件生成、审批、流转、办理、归档、移交、保存等模块；梳理办公集成系统及电子档案管理系统的重点建设内容，对系统之间的归档集成接口开发技术进行选择；提出包括组织管理、业务技术、人才培养、发展投入在内的管理机制。最后，从政府电子文件单轨制管理要素出发，结合访谈座谈内容以及电子文件单轨制管理模式总体框架，分别从组织管理、法律政策、平台系统、业务流程、信息技术、人才队伍六个角度提出实施策略。
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